Ab dem 25.Mai 2018 tritt in der Europäischen Union ein einheitliches Datenschutzrecht in Kraft. Es ist in der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) enthalten. Ihre inhaltlichen Anforderungen ähneln vielfach dem derzeitigen Datenschutzrecht der Bundesrepublik Deutschland. Gleichwohl bringt sie eine ganze Reihe neuer Anforderungen mit sich, die für die Praxis wichtig sind:

Die DS-GVO gilt für die ganz oder teilweise automatisierte Verarbeitung personenbezogener Daten sowie für die nicht automatisierte Verarbeitung personenbezogener Daten, die in einem Dateisystem gespeichert sind oder gespeichert werden sollen. Sofern der Verein also eine elektronische Datenverarbeitung, auch wenn sie nur aus einem PC besteht, oder nach einem bestimmten Kriterium geordneten Karteisystem (Karteikarten/Papier im Ordner (Ablage)) im Einsatz hat, findet die DS-GVO ihre Anwendung. Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten umfasst das Erheben (z. B. Namen, Geburtsdaten, Anschriften, Telefonnummern, E-Mail-Anschriften, Bankverbindungen, Beitrittsdaten von Mitgliedern, die für die Mitgliederverwaltung im Verein oder von Besuchern der Vereinshomepage z. B. die IP-Adressen, Namen und Anschriften über Kontaktformulare etc.) erhoben werden, das Speichern (auf einem Computer oder/und Festplatten/USB-Stick, dazu gehören auch schriftlichen Unterlagen), das Ändern (z. B. Namen und Kontaktdaten) das Nutzen (z. B. für Pacht- und Beitragsrechnungen), das Übermitteln von Daten oder auch „reinschauen“ lassen (z. B. bei der Kassenprüfungen), das Verknüpfen (z. B. über eine Cloud) oder das Löschen (z. B. auch die Vernichtung eines Datenträgers) Nach den Bestimmungen der DS-GVO haben die Verantwortlichen, in unserem Fall ist das der Vorstand unseres Kleingartenvereins, die Aufgabe, ein Verzeichnis über alle Verarbeitungstätigkeiten zu führen. Es muss also dokumentiert werden, in welchem Zusammenhang wir mit personenbezogenen Daten arbeiten, dieses ist auch sehr hilfreich, um andere gesetzlich verpflichtende Aufgaben zu erfüllen, die sich aus den Bestimmungen der DS-GVO zukünftig ergeben werden. Dazu gehört der Grundsatz, dass mit den Bestimmungen der DS-GVO, jeder Bürger (in unserem Fall jedes einzelne Mitglied), das Recht hat (sog. Betroffenenrechte), eine Auskunft zu erhalten, welche Informationen über ihn zu welchem Zweck gespeichert werden und einen Anspruch hat, auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Übertragung sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung seiner Daten. Ferner hat er das Recht und den Anspruch, dass seine Daten gelöscht werden, sofern keine gesetzlichen Bestimmungen dagegensprechen. 

Wir sind keine „Datenschutz-Profis“, verfügen auch nicht über eine eigene Rechtsabteilung – wie größerer z. B. Fußball-Vereine oder der ADAC -, gleichwohl müssen wir dafür Sorge tragen, dass es beim Umgang mit personenbezogenen Daten rechtskonform zugeht. Dazu werden wir unsere derzeitige Datenschutzvereinbarungen ständig überarbeiten und ggf. wie folgt ergänzen:

• Namen und Kontaktdaten der Verantwortlichen (i. d. R. d. Vorstand)
• Zwecke, für die die personenbezogenen Daten verarbeitet werden sollen und die Rechtsgrundlage dafür
• Empfänger der Daten, wenn der Verantwortliche (Vorstand) sie weitergeben möchte
• Dauer der Speicherung der Daten und Kriterien für die Löschung
• Hinweis auf Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung usw.
• Hinweis, dass eine Einwilligung jederzeit grundlos widerrufen werden kann
• Hinweis aus Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung

Kleingartenverein Warmholzberg von 1922 e.V.

Vorstandsvorsitzender:

Klaus Hildebrandt, Am Tiergarten 14, 38871 Ilsenburg

Öffentlichkeitsarbeit:

Silvia Menzel, Westendorf 15a, 38820 Halberstadt